Coordonnateur(-trice), Bureau de la direction générale

Notre échelle salariale se situe généralement entre 57 348 $ et 63 945 $, en fonction des qualifications et de l'expérience

Au FMV, nous donnons à nos employés les moyens de créer des changements là où ils ont le plus d'impact : les municipalités. Le FMV est une dotation permanente de 1,6 milliard de dollars du gouvernement du Canada, gérée de façon indépendante, ce qui le rend souple et disponible pour des initiatives à plus haut risque et à plus fort impact. Un investissement supplémentaire de 530 millions de dollars dans le FMV pour soutenir la Stratégie nationale d'adaptation a été annoncé en novembre 2022.  Notre équipe s'est engagée à aider les collectivités locales à adopter plus rapidement des pratiques durables. Le FMV est la pierre angulaire du programme de la Fédération canadienne des municipalités (FCM).

Notre combinaison unique de financement, de ressources et de formation donne aux municipalités les outils dont elles ont besoin pour renforcer leur résilience et améliorer la qualité de vie des Canadiens. Grâce au FMV, les municipalités ont réduit leurs émissions de carbone, construit de meilleurs moyens de transport, des bâtiments efficaces et résilients, détourné des déchets des sites d'enfouissement, rendus disponibles pour le développement des terrains auparavant inutilisables et amélioré la qualité des sols et de l'eau.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice, Bureau de la direction générale (BDG) fournit un soutien administratif et opérationnel direct de niveau supérieur au BDG. Ce poste joue un rôle de conseiller, de rassembleur et de spécialiste des connaissances qui contribue à la bonne marche des opérations du BDG et, par extension, des opérations plus larges du FMV et de la FCM. Le ou la titulaire maintient le plus haut niveau de confidentialité, de professionnalisme et de bon jugement, gère sa charge de travail de manière proactive et hiérarchise les tâches dans un environnement professionnel qui évolue rapidement. Il ou elle contribue à la réputation du BDG, du FMV et de la FCM en représentant l'équipe de manière professionnelle et en établissant des relations par le biais d'interactions avec des parties prenantes internes et externes importantes et leurs équipes.

L'avenir du travail à la FCM comprend un engagement à être une organisation plus inclusive et antiraciste avec une approche axée sur les personnes. Le ou la titulaire de ce poste incarne l'engagement de la FCM à être une organisation saine, diversifiée, inclusive et antiraciste.

Fournir au BDG un soutien administratif de niveau supérieur, complet et efficace, y compris :

• Gérer les calendriers, les horaires quotidiens et les ordres du jour des réunions.
• Développer et gérer des contacts de haut niveau, évaluer les priorités changeantes et mettre en œuvre des plans et des activités pour améliorer les communications et les opérations du BDG, tout en coordonnant les services à l’appui des opérations internes, ainsi qu’en offrant un soutien pour les communications, les événements et la production de documents pour le BDG.
• Coordonner et soutenir la logistique pour des réunions et des événements complexes, rédiger des procès-verbaux stratégiques, de haut niveau et confidentiels, organiser des réunions/retraites pour le personnel (comprenant jusqu'à environ 200 personnes), etc. pour le BDG, l'équipe de direction du FMV, le FMV et les réunions de tout le personnel du département Croissance et développement.
• Coordonner les processus d'approvisionnement, préparer et suivre les contrats tout au long de leur exécution, en veillant à ce que les factures soient préparées et traitées en temps voulu. Veiller à ce que les lignes directrices financières de la FCM et les conditions des contrats soient respectées et effectuer des vérifications croisées avec les entrées budgétaires pour en assurer l’exactitude.
• Coordonner l'ensemble de la logistique des voyages, des réunions et des congrès. Préparer les documents pertinents et assurer le suivi des dépenses liées à la logistique des voyages et des réunions. Vérifier, codifier et traiter les demandes de remboursement de dépenses, en respectant les lignes directrices financières de la FCM et en effectuant des vérifications croisées avec les entrées budgétaires pour en assurer l’exactitude.
• Maintenir l'archivage électronique de la correspondance entrante (courrier et courriel) adressée au BDG. Selon le cas, cela peut impliquer de répondre aux demandes de réunions internes et externes avec des parties prenantes importantes et de préparer et/ou vérifier la correspondance et les documents sortants et/ou de fournir une rétroaction sur ceux-ci.
• Optimiser les procédures organisationnelles afin d'accroître l'efficacité et la productivité et fournir des conseils pour aider à améliorer les processus administratifs internes.  

Travailler de manière collaborative en tant que membre du BDG :  

• Aligner son travail sur les objectifs du BDG en effectuant des tâches administratives qui permettent à la direction générale d'agir à un niveau hautement stratégique.
• Coordonner les activités de l'équipe (programmation des réunions hebdomadaires/trimestrielles de l'équipe, planification des retraites, coordination des activités de renforcement de l'esprit d'équipe, réservation de salles/de sites, maintien d'un ordre du jour continu, prise de notes, gestion des dossiers, licences de logiciels, etc.). 
• Initier, adopter et faciliter l'amélioration des processus et aider à concrétiser les changements de manière proactive.
• Documenter les processus opérationnels normalisés et élaborer des documents de formation et autres documents, au besoin, pour permettre la planification de la relève.
• Diriger des initiatives interdépartementales et interservices de petite envergure (conception, coordination et mise en œuvre) en collaboration avec des collègues de l'ensemble de l'organisation. Soutenir le BDG dans la conception et la mise en œuvre d'initiatives interdépartementales et organisationnelles de plus grande envergure, selon les directives de son ou sa superviseur(e) et en collaboration avec des collègues d'autres unités.
• Fournir un leadership et des orientations à l'équipe administrative du FMV en présidant et en coordonnant les réunions administratives du FMV, ainsi que d'autres collaborations de l'équipe administrative, en modérant la conversation sur MS Teams et en agissant en tant que représentant(e) de l'équipe. Cela comprend notamment de fournir un soutien et des conseils, d'aider à résoudre les défis soulevés, de coordonner les formations de développement professionnel, d'examiner les politiques et procédures administratives, de coordonner les commandes de fournitures de bureau et de fournir un soutien de remplacement, selon les besoins. Collaborer avec l'équipe administrative du FMV pour assurer l'intégration, la cohésion, l'efficacité et le respect des politiques et procédures administratives de la FCM et du FMV.
• Bâtir des liens avec le personnel de tous les niveaux au sein du département Croissance et développement, dans toute l’organisation et avec des parties prenantes externes importantes. 
• Contribuer à l’établissement d’une culture organisationnelle hautement inclusive.
• Représenter le BDG au sein de divers groupes de travail et comités de la FCM, en fonction de leurs mandats respectifs.
• Fournir un soutien d'appoint au partenaire en gestion stratégique, selon les besoins. 
• Peut être appelé(e) à entreprendre des initiatives, des projets ou d'autres tâches administratives, selon les besoins

• Éducation postsecondaire en administration des affaires, en gestion de projet ou dans une discipline connexe, ou formation et expérience professionnelle équivalentes.
• Au moins 7 ans d'expérience à un niveau de responsabilité croissant dans le domaine des services administratifs, de la gestion de projet et/ou de la coordination d'activités au sein d'un programme.
• Connaissance des processus et outils de soutien opérationnel ainsi que des pratiques et procédures de gestion administrative.
• Maîtrise du système d'exploitation Windows et des logiciels de la suite MS Office; connaissance avancée de Teams considérée comme un atout important.
• La connaissance de Adobe PDF, Asana, SharePoint, Zoom et Power Bi est considérée comme un atout.  
• Expérience de suivi des dépenses et/ou de suivi budgétaire.
• Expérience en matière d'établissement de relations à plusieurs niveaux d'une organisation.

L'anglais est requis et le français est un atout.