Adjoint(e), Renforcement des capacités

Notre échelle salariale se situe généralement entre 51,765$ et 58,870$, en fonction des qualifications et de l'expérience

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux. Depuis 1901, elle soutient l'amélioration de la qualité de vie de toutes les collectivités en favorisant des gouvernements municipaux forts, efficaces et responsables. La FCM se veut une organisation profondément respectueuse, qui favorise la collaboration, la responsabilisation et la transparence dans son travail. Nous nous engageons avec passion à renforcer le Canada en parvenant à des résultats pour nos collectivités, nos villes et notre milieu de travail, et en partageant nos connaissances et notre expérience sur la scène mondiale, afin de permettre à d’autres collectivités d’améliorer leur qualité de vie.

Le Fonds municipal vert^MC (FMV), la pierre angulaire du département des Programmes de la FCM, est une dotation permanente de 1 milliard de dollars du Gouvernement du Canada. Le FMV aide les gouvernements municipaux à adopter plus rapidement les pratiques de développement durable. Notre savante combinaison d’offres de financement, de ressources et de formations donne aux municipalités les outils dont elles ont besoin pour améliorer leur résilience et créer de meilleures vies pour les Canadiens. En tant que principal catalyseur de l'innovation à l'échelle locale, le FMV offre aux gouvernements locaux et à leurs partenaires une aide financière (sous forme de prêts et de subventions) et des connaissances pour réaliser des initiatives d'infrastructures municipales durables dans le but d'aider les collectivités à améliorer la qualité de l'air, de l'eau et du sol, et à protéger le climat. Grâce au FMV, les municipalités ont mis en place de meilleurs actifs pour les transports, construit des bâtiments efficients et résilients, réacheminé des déchets des centres d'enfouissement, transformé des terrains auparavant inutilisables en les rendant aptes au développement et amélioré la qualité des sols et de l'eau.   Découvrez comment nous aidons les municipalités en regardant cette courte vidéo ou en lisant le rapport annuel du FMV.

L'adjoint(e) fournit un soutien administratif et opérationnel à l’équipe Renforcement des capacités, plus spécifiquement aux équipes du programme Adaptation. Ses principales responsabilités consistent à fournir un soutien administratif complet et efficace, à coordonner les services qui appuient les opérations internes et à fournir un soutien pour les communications. 

• Les principales responsabilités consistent à travailler en étroite collaboration avec le ou la gestionnaire principal(e) de l'équipe Renforcement des capacités et avec les gestionnaires des programmes d’adaptation afin de tenir à jour les calendriers et les horaires quotidiens, d'évaluer les priorités, de coordonner et de programmer les réunions, de préparer les documents et autres informations pertinentes, et de déterminer les éléments prioritaires pour l'ordre du jour.
• Fournir un soutien administratif dans le cadre des opérations et des activités quotidiennes de l'unité, ce qui implique notamment d’aider à organiser des réunions selon les besoins et d’aider à la préparation des documents pour les réunions, la gestion des dossiers, la prise de notes, la coordination de la traduction, le suivi des mises à jour hebdomadaires de l'équipe, la coordination de la logistique, etc.
• Préparer, réviser et/ou commenter la correspondance et les documents sortants, selon les besoins.
• Fournir un soutien pour les réunions d'équipe hebdomadaires et les retraites de planification d'équipe trimestrielles et annuelles (planification, réservation de salles/de locaux, rédaction de procès-verbaux, maintien d'un agenda continu, etc.)
• Aider à coordonner la logistique des voyages, des réunions et des conférences pour le personnel de l'unité. Préparer les documents pertinents et assurer un suivi des dépenses liées à la logistique pour les voyages et les réunions.
• Établir et maintenir des systèmes de classement pour les documents imprimés et électroniques en assurant une tenue efficace des dossiers et une recherche efficiente de l'information. Veiller à l'élimination appropriée des documents qui ne sont plus nécessaires, conformément à la politique de conservation des documents de la FCM.
• Coordonner le processus de passation des contrats, y compris le suivi, la révision et la signature.
• Vérifier, codifier et traiter les factures et les demandes de remboursement de dépenses. Veiller au respect des directives financières et des conditions contractuelles.
• Aider à la préparation et au suivi de l’accueil des nouveaux employés et des nouvelles employées.
• Fournir un appui complémentaire aux adjoint(e)s administratif(-ive)s du FMV, selon les besoins.
• Aider l’équipe de gestion avec les entrées budgétaires et le suivi des demandes de remboursement de dépenses et d’autres éléments liés aux budgets.
• Peut être appelé(e) à prendre en charge des projets ou d’autres tâches administratives, selon les besoins.

• Études post-secondaires en administration, en gestion de projet, ou dans un domaine connexe.
• Au moins trois ans d’expérience en soutien administratif dans un environnement de travail qui évolue rapidement.
• Connaissance des processus et outils de soutien opérationnel et des pratiques et procédures en matière de gestion administrative.
• Maîtrise des logiciels de bureautique, dont les applications Microsoft Office. 
• La connaissance de OneNote, Adobe PDF, Asana, Sharepoint, Zoom et Teams serait un atout. 
• Expérience de travail à distance requise.
• Solides habiletés pour l’organisation du travail et les relations interpersonnelles.
• Capacité à gérer des tâches et des priorités multiples dans un environnement au rythme rapide avec des délais serrés.
• Un grand souci du détail et de la précision.
• Capacité à travailler de manière indépendante avec une supervision et des conseils limités.
• La capacité de travailler dans les deux langues officielles constitue un atout majeur.